El mapa del tesoro
Los buscadores de oro del siglo XIX no cavaban en cualquier sitio.
Buscaban señales: el color del terreno, la presencia de cuarzo, la forma en que corría el agua. Los que sabían leer esas señales encontraban pepitas. Los que cavaban a ojo… cavaban mucho y encontraban poco.
En tu almacén pasa exactamente lo mismo. Hay referencias que son oro puro:
- buena rotación
- buen margen
- clientes que vuelven a tu negocio por ellas.
Sin embargo, hay otras que ocupan espacio, inmovilización y atención, y que al final del año no han generado prácticamente nada. El problema no es que el oro no esté. El problema es que, sin las herramientas adecuadas, no sabes cuál es cuál.
Mucho cavar, poco beneficio
Hay una pregunta que parece sencilla y que, siendo fundamental, casi nadie puede responder con exactitud:
¿Qué producto te da más beneficio?
No el que más vendes. No el que más facturación genera. Te pregunto cuál es el que más dinerito contante y sonante te deja después de descontar el coste, los portes, las devoluciones y el tiempo de gestión.
- lo que más sale son los rodillos de pintura y los tornillos de métrica
- ¿y cuál es su margen?
- hombre, tampoco lo tengo así calculado exactamente
Cada uno con su producto, esta sería la respuesta habitual en ferreterías, almacenes de material de construcción y negocios de suministro industrial de toda España. No porque el propietario trabaje mal, sino porque la información que necesita para dar una respuesta certera no está disponible de forma inmediata.
Y mientras no esté disponible, las decisiones se toman en base a “sensaciones”:
- se compra más de lo que «parece que sale»
- se da protagonismo en el lineal a lo que «da la impresión de que funciona»
el oro —esas referencias con alta rotación y buen margen que son el verdadero filón de tu negocio— queda enterrado entre referencias que generan movimiento, pero no dinero.
Pongámonos a ello, “pico y pala”
Hagamos el ejercicio con números reales, porque es donde se entiende de verdad el alcance de conocer dónde están nuestras pepitas de oro.
Imagina dos referencias en tu catálogo.
La primera es un sellante de uso general del que vendes 180 unidades al mes a 4,20 € la unidad, un total de 756 € al mes en ventas. Parece un producto estrella: sale mucho, los clientes lo piden, siempre hay movimiento. Pero resulta que el margen es del 9 %, así que al mes te genera exactamente 68,04 € de margen bruto.
La segunda es un sellante técnico para instalaciones de climatización que vendes 35 unidades al mes a 14,80 € la unidad, un total de 518 € al mes en ventas. Sale menos, no llama tanto la atención, casi no ocupa espacio en el lineal. Pero el margen es del 31 %, vamos que al mes te aporta 160,58 € de margen bruto.
Redondeando cifras, el segundo producto genera algo más del doble de dinero vendiendo cerca de cinco veces menos unidades, pero:
- ¿cuál de los dos tiene más espacio en tu lineal ahora mismo?
- ¿a cuál le dedicas más atención en los pedidos?
- ¿cuál conoce mejor tu equipo?
Si no tienes las estadísticas para hacer este tipo de análisis, la respuesta casi siempre favorece al primero. No porque sea en realidad oro de 24 kilates, sino porque es el producto que parece que más brilla.
Ahora multiplica ese ejercicio por todas esas referencias que sí son oro de 24 kilates sin que tú lo sepas… Ahí está el oro que se te está colando por un agujero de tu criba.
Cómo distinguir entre “pirquén”, pequeña minería, mediana minería y gran minería
Igual que los buscadores de oro catalogan sus excavaciones en función de la producción que esperan alcanzar, tú deberías hacer lo mismo con tu almacén y determinar qué tipo de referencias te interesa explotar más. El análisis que transforma la gestión de un almacén no es complicado. Son cuatro preguntas concretas que, con los datos correctos, dejan claro cuán rentable es tu “explotación” y cuánto oro te puedes encontrar:
Primer tipo de explotación: el “pirquén” o minería artesanal. Son referencias que tienen rotación baja y margen bajo. Son explotaciones que te van a dar pedruscos con poco valor y te van a generar bastantes gastos:
- inmovilización de capital
- espacio ocupado
- tiempo de gestión dedicado a referencias que no devuelven nada.
Cada unidad que hay en el almacén de esas referencias tiene un coste financiero que nadie ha calculado. La decisión no siempre es eliminarlas —algunas son necesarias para el servicio al cliente— pero sí hay que tenerlas identificadas y no reforzarlas con más stock del imprescindible.
El segundo tipo, la pequeña minería, la formarían esas referencias que tienen alta rotación, pero un margen bajo. Son esos productos que, como arena de oro, aparecen mucho en la criba, pero que, en realidad aportan poco beneficio. A veces tienen sentido como productos de atracción o de servicio. Pero cuidado, que otras veces simplemente se ha dejado el precio bajo sin revisar desde hace años. Una subida de un punto de margen en un producto de alta rotación tiene un impacto enorme en el resultado anual: en el sellante del ejemplo anterior, pasar del 9 % al 10 % suponen algo más de 7,5 € más al mes, que a priori no parece un dineral. Pero si lo multiplicas por doce referencias similares son unos 90 € al mes, y si nos vamos a lo que puede suponer al año… más de 1.000 € sin haber hecho grandes cambios. La cifra ya no es tan desdeñable, y menos aún teniendo en cuenta que el coste de lograrla es exactamente 0 €.
Llegamos al tercer tipo, la mediana minería. Aquí ya sí que nos encontramos con verdaderas pepitas de oro, de las que tiene peso. Son referencias que tienen alta rotación y aportan un buen margen. Son los productos que hay que proteger, asegurándose de que nunca haya rotura de stock y, si es posible, intentar ampliar gama alrededor de ellas. Si una familia de producto cumple las dos condiciones de rotación y margen, es donde más merece la pena invertir en stock, en presencia en el lineal y en conocimiento del equipo.
Y, por último, la cuarta categoría, la gran minería, esa parte de tu almacén que es la más interesante y, probablemente, la más ignorada: rotación baja, pero margen alto. Como el sellante técnico del ejemplo. Esos productos son los verdaderos filones enterrados que nadie ha descubierto todavía, y que con un poco más de visibilidad, de formación al equipo o de esfuerzo comercial podrían tener un alto potencial y llegar a mejorar el resultado del año sin vender un volumen mucho más elevado.
Lo mismo también interesa revisar a quién le vendes tu oro
Porque encontrar oro en tu almacén mediante el análisis de referencias es la primera parte, pero hay una segunda que muy pocos negocios del sector han llegado a plantearse: a quién interesa venderle nuestro oro, o lo que es lo mismo, el análisis de rentabilidad por cliente.
No todos los clientes son igual de rentables. Hay clientes que compran mucho, pero siempre a precio mínimo, con descuentos negociados que no se han revisado hace años, con devoluciones frecuentes y pagos a 90 días. Y luego están los clientes que compran menos, pero compran a precio de tarifa, pagan con puntualidad y sin quejas, exigencias o duras negociaciones.
Sin disponer de una estadística por cliente es imposible distinguir “quién es quién”. Con una buena estadística, la respuesta llega en segundos: facturación acumulada, margen medio, número de operaciones, valor del ticket medio y comportamiento de pago. Y con esa información, las decisiones sobre a quién dar prioridad, a quién interesa revisar condiciones y a quién conviene fidelizar o dedicar más tiempo y un mayor esfuerzo dejan de ser decisiones intuitivas para convertirse en decisiones de esas que caen por su propio peso.
Para encontrar el oro de tu almacén no hace falta ser Indiana Jones
A ver, que lo del sombrero de ala ancha tiene su encanto y lo del látigo es muy imponente, pero huir de rocas gigantes y de multitud de gente con malas intenciones seguro que no te motiva tanto. En realidad, lo único que te hace falta es un software que gestione los datos y que te los ponga delante cuando quieras y de forma que puedas interpretarlos y actuar en consecuencia.
Control Integral, tanto en su versión PYME como en su versión Advanced, incluye las herramientas de cribado que necesitas para localizar dónde está tu oro. Es un potente software específicamente diseñado para ferreterías, almacenes de material de construcción y negocios de suministro industrial en el que dispondrás de información como ventas por referencia, por familia, por proveedor o por cliente. Es información que está disponible en el sistema en cualquier momento, actualizada con cada operación, sin exportaciones ni hojas de cálculo intermedias.
Lo que cambia cuando tienes esa información es la forma en que tomas decisiones. Las compras dejan de hacerse por intuición y empiezan a hacerse por datos. Los lineales dejan de organizarse por lo que «parece que funciona» y empiezan a organizarse por lo que realmente genera margen. Y las conversaciones con proveedores cambian porque dispones de cifras reales de tu negocio en vez de con aproximaciones.
Soluciones Globales lleva más de 20 años instalando Control Integral en negocios del sector y te ofrece una demostración gratuita en tus instalaciones, con tus referencias y tus datos reales. Para que puedas ver, con tu propio catálogo, dónde está el filón y dónde se esconden los pedruscos sin valor.
Porque hay oro en tu almacén, pero…
