La ITV de tu software
Te montas en tu viejo coche. Hay un ruido raro en el motor. No es nuevo, de hecho, lleva meses ahí, puede que años. Pero empujándole un poco y subiendo un poco el volumen de la radio, listo el bote. Total, mientras funcione…
Pues resulta que con el software de gestión de muchas ferreterías, almacenes de material de construcción y negocios de suministro industrial pasa exactamente lo mismo:
llevan años con un programa que va… con ruidos y a empujones.
No es que nadie note los síntomas. Los notan. Lo que pasa es que los han ido normalizando, uno a uno, hasta que lo de «esto funciona así» se ha convertido en la respuesta a cualquier pregunta sobre por qué se hace algo de una determinada manera, aunque no funcione y carezca de eficiencia.
El problema es que un software obsoleto, como un coche que no pasaría la ITV, puede seguir circulando durante un tiempo. Hasta que deja de hacerlo.
Y entonces el problema ya no es el programa: es todo lo que has dejado de hacer, de vender y de ganar mientras conducías con el aviso de “fallo del motor” encendido.
Así que vamos a pasarle la ITV a tu software analizando cinco señales básicas. ¿Te atreves a comprobar si la pasa o no la pasa?
Primera señal: tienes un copiloto que se llama Excel
No hay nada malo en Excel. Es una herramienta extraordinaria para hacer aquello para lo que está diseñada. El problema es cuando se convierte en el complemento imprescindible de un programa de gestión que no llega.
- ¿Tienes una hoja para controlar el stock porque el programa no te da la visibilidad que necesitas?
- ¿Otra para comparar precios de proveedores?
- ¿Otra para hacer el seguimiento de clientes que no pagan a tiempo?
- ¿Alguna más para calcular márgenes reales porque el sistema no los tiene claros?
Si tu software de gestión es en realidad la suma de un programa más tres o cuatro Excels (que alguien mantiene actualizados y que solo entiende quien los creó), no tienes un software de gestión: tienes un sistema de “apaños”, y los “apaños” tienen una característica muy concreta: van aguantando hasta que no dan para más, y fallan. Pero es que, cuando fallan, suelen hacerlo en cadena.
Hagamos el cálculo rápido. Si entre mantener esos archivos, cruzar datos y corregir errores de sincronización entre el programa y las hojas, alguien de tu equipo dedica una hora diaria a tareas que un sistema integrado resolvería solo, son 250 horas al año. A 9€ la hora: 2.250€ anuales en tiempo dedicado a tapar los agujeros de una herramienta que ya no cubre lo que necesitas.
Segunda señal: el cuadro del salpicadero está apagado
Un cuadro de mandos que no aporta información útil no es un cuadro de mandos: es decoración.
¿Sabes en este momento cuáles son las diez referencias más rentables de tu negocio? ¿Y las diez que más ocupan espacio y menos rotan? ¿Puedes ver de un vistazo qué clientes llevan más de 30 días con facturas vencidas sin pagar? ¿Y qué proveedor te ha fallado más veces en plazo en los últimos seis meses?
Si para responder a cualquiera de estas preguntas necesitas exportar datos, abrir un Excel, hacer una consulta a tu “compi” o esperar a que alguien «saque un rato para mirarlo»… el salpicadero está apagado. Conduces sin ver nada.
Un software de gestión actualizado pone esa información delante de ti en tiempo real, sin que nadie tenga que prepararla. Si tu software no lo hace, no es que la información no exista: es que no está disponible cuando la necesitas. Aunque, a efectos prácticos, es como si realmente la información no existiera, porque no está ahí cuando tienes que tomar una decisión de “ya para ya”.
Tercera señal: pisas el acelerador y el motor no responde
Has conseguido con trabajo y esfuerzo que tu negocio tenga muchos clientes. Pero, cuando tienes que atenderles, te das cuenta de que inviertes mucho tiempo en gestionar, pero no avanzas a la velocidad que quieres. Por mucho que trabaje tu gente, el trabajo no fluye:
- el pedido llega al almacén y alguien lo anota en papel
- luego alguien lo introduce en el programa
- luego alguien actualiza la hoja de stock
- luego, cuando se factura, alguien vuelve a introducir los datos en el sistema de facturación
- y si hay una incidencia, alguien la anota en otro sitio
La misma información, cuatro veces introducida por cuatro personas distintas en cuatro momentos diferentes… eso vienen a ser cuatro oportunidades de error y pérdidas de tiempo que no generan ningún valor añadido para fidelizar a tus clientes… ahí te lo dejo.
En un sistema integrado y actualizado, la información se introduce una vez y fluye sola hacia donde tiene que ir. Las entradas de mercancía actualizan el stock. Los pedidos de clientes generan los albaranes. La facturación recoge los datos de la operación. Y todo queda registrado sin que nadie tenga que repetir el trabajo que ya hizo otra persona.
Resumiendo, si pisas el acelerador varias veces y no vas más deprisa, tienes un problema: tu motor no funciona bien. Pues si en tu negocio hay datos que se introducen más de una vez, también hay un problema: tu software no da más de sí.
Cuarta señal: cada cambio en la ITV es una pesadilla
Antes ibas a pasar la ITV, te miraban cuatro cositas… y andando, que es gerundio. Ahora te miran hasta la fecha de caducidad de la “deposición” del gorrión de turno. Y es que los organismos competentes no paran de “crear” nuevas exigencias.
En tu negocio pasa lo mismo: Veri*factu, la factura electrónica obligatoria, el RGPD, los registros de control de fitosanitarios (si los vendes), la gestión de residuos de envases… Cada cosa en su fecha y su momento, pero fijo que el próximo año aparece algo nuevo que tu software debería poder gestionar. ¡Ojito con esto! Se pueden dar dos situaciones:
1.- Que tu programa de gestión esté obsoleto y cada nueva obligación legal se convierta en un problema (vamos, que te toque buscarte la vida con más “apaños” y añadas más trabas a tu gestión diaria del negocio).
2.- Que tu programa de gestión cuente con un equipo de desarrollo que lo mantenga actualizado, e incorpore esas adaptaciones de forma periódica (incluso antes de que sean obligatorias).
Si cada vez que aparece una nueva normativa tu primera reacción es «a ver cómo nos las apañamos con el programa», tu software es del tipo 1… Me da que “no pasas la ITV”… o lo que es peor, lo mismo te cae una multita de Hacienda, de la AEPD, o cualquier otro organismo con poderes para esquilmarte el bolsillo.
Quinta señal: el coche solo arranca si lo arrancas tú
Porque tú te sabes el truco para arrancarlo, pero si lo tiene que coger cualquier otro… que la Macarena le ampare.
Pues tres cuartas de lo mismo pasa en tu negocio. Si tú no estás disponible para contestar de memoria:
- ¿Puede un comercial consultar el stock desde su móvil mientras está visitando a un cliente?
- ¿Puede el operario del almacén recibir mercancía y que en el mostrador sepan qué inventario hay de una determinada referencia en tiempo real?
- ¿Puede tu cliente saber en qué situación está su pedido o consultar su historial de facturas sin llamarte?
Si la respuesta a estas tres preguntas es no, tu software tiene un problema de dependencia de “tus trucos de arranque” que huele a desguace, incluyendo el ambientador de pino.
No se trata de implantar super nueva tecnología en plan Tesla, con funciones que no utilices. Se trata de que tu negocio pueda funcionar con la misma eficiencia independientemente de dónde estés tú, dónde esté tu equipo y dónde esté el cliente. Un software que limita la operatividad de tu equipo no es una herramienta de gestión: es una tartana.
Y ahora la “hojita de la inspección”
¿Cuántas de estas cinco señales has reconocido?
Si son tres o más, no es que tu programa sea malo. Seguramente era lo que necesitabas cuando lo instalaste. El problema es que el sector ha cambiado, la legislación ha cambiado, las expectativas de tus clientes han cambiado y las necesidades de tu propio negocio han cambiado. Y tu programa se quedó entre los dados que colgaban del retrovisor y el perrete del salpicadero que movía la cabeza.
Estamos de acuerdo en que cambiar de coche y cambiar de software da pereza, y a veces hasta da “penilla”:
- hay que migrar datos
- formar al equipo
- ajustar procesos
- y pasar un período de adaptación.
Todo eso es real y tiene un coste. Pero algunos programas vienen con un “equipamiento de serie” que te va a animar:
saber exactamente qué ganas con el cambio antes de hacerlo.
Y es que Soluciones Globales te hace la demostración del software Control Integral gratuitamente en tus instalaciones, con tus datos y tu operativa real, para que puedas ver cómo funciona un software con una “sexta marcha”. Y, si te gusta y te lo compras, además, forma a tu equipo presencialmente en tu negocio y te ayuda a configurar el programa para adaptarlo a tu empresa rápidamente.
Como Control Integral es un software desarrollado específicamente para ferreterías, almacenes de material de construcción y negocios de suministro industrial, no es un software genérico que vaya a necesitar “apaños” para funcionar: es una herramienta construida para tu sector, actualizada de forma continua para cumplir con la normativa vigente y con módulos que cubren exactamente los cinco puntos de la revisión que acabas de hacer.
Visto lo visto, el ruido del motor no va a desaparecer subiendo el volumen de la radio, así que tú sabrás…
