Entre el cine de aventura y el de terror
La película empieza así: un cliente llega al mostrador. Pregunta por una referencia. La persona que le atiende mira la pantalla, ve que hay existencias y le dice que sí, que lo tienen. El cliente confirma el pedido. Alguien va al almacén a buscarlo… y la trama empieza a complicarse:
- «espera, que no lo encuentro donde dice el Excel que está»
- «a ver, es que aquí pone que hay doce unidades, pero yo solo veo cuatro»
- «un momento, que llamo al almacén»
Lo que debía ser una venta de tres minutos se convierte en una aventura arqueológica llena de intrigas. O lo que es peor aún, el cliente espera, el tiempo pasa, la tensión se acumula, cunde el pánico en el mostrador… vamos, todo un guion a la altura del gran Stephen King.
Y esto estaría muy bien si tu negocio fuera un cine de verano, pero si es una ferretería, un almacén de material de construcción o un negocio de suministro industrial, la cosa cambia: la confianza de tus clientes, que es lo más difícil de conseguir y lo más fácil de perder, se resiente un poco más cada vez que esto ocurre.
El problema no es el almacén, es cuánto te cuesta una peli de ciencia ficción
En la mayoría de los negocios del sector, el almacén y el sistema de gestión son los protagonistas de una película de ciencia ficción: viven en universos paralelos que se tocan de vez en cuando, pero no siempre en tiempo real.
Cuando llega un pedido de proveedor, alguien lo tiene que introducir en el sistema. Mientras tanto, esas unidades existen físicamente pero no digitalmente. Cuando se hace una preparación de pedido para un cliente, las unidades salen del almacén antes de que alguien actualice el stock. Cuando se detecta una rotura o un sobrante en el recuento físico, el sistema no lo sabe hasta que alguien se sienta a corregirlo.
Y en esos agujeros negros en los que los sucesos paranormales de apariciones y desapariciones en el almacén se entrelazan cuánticamente con las ultra dimensiones temporales coexistentes del Sr. Excel, el chaval del almacén y/o el comercial de turno, es donde se engendran las peores tormentas de meteoritos radioactivos, es decir, los errores:
- los pedidos que no se pueden servir porque el stock real no coincide con el digital
- las compras innecesarias porque el sistema dice que queda poco cuando en realidad hay suficiente
- las búsquedas interminables de referencias que el sistema da como disponibles pero que nadie encuentra.
Y resulta que esta superproducción tipo Hollywood te viene saliendo bastante cara y, en vez de llevarte a la “alfombra roja” te puede llevar a tener números rojos. Vamos a ponerlo en cifras.
Si haces un análisis puntual en tu negocio y hay una discrepancia media del 3% entre el inventario que crees tener y el inventario real, y el valor de tu stock medio ronda los 100.000€, estamos hablando de 3.000€ de diferencia entre lo que crees que tienes y lo que tienes de verdad.
Unas veces esa diferencia significa que vendes algo que no tienes. Otras veces significa que compras algo que no necesitas. Siempre significa que tomas decisiones sobre una información que no es del todo fiable… y esto ya empieza a sonar a película de drama.
Ahora bien, si te puedes permitir el lujo de emplear buena parte de tu tiempo en hacer análisis periódicos, lo mismo te encuentras con que el tema es aún peor: habrá momentos a lo largo del año en los que la discrepancia sea de un 5%, o un 7%… ¡y estás tomando todas las decisiones a diario basándose en un stock “mutante”! Cuidado, que estamos pasando de un pequeño porcentaje de descuadre a un problema de gestión de una importancia bastante considerable. Entramos de lleno en el género de las catástrofes naturales, no porque te sobrevenga un terremoto, sino porque lo natural es que acabe catastróficamente mal.
El cartero siempre llama dos veces
Y el dependiente de tu mostrador llama a tu almacén unas cuantas veces más. Y es que hay otra forma en que esta desconexión cuesta dinero, sutil, sibilina, pero muy identificable.
Cada vez que alguien en el mostrador:
- necesita saber si una referencia está disponible
- cuántas unidades quedan exactamente
- dónde está ubicada en el almacén
o va a comprobarlo en persona, o llama a alguien que esté allí para que se lo compruebe.
En un negocio con movimiento, esto ocurre muchas veces al día. Y cada vez que ocurre, hay una persona que deja lo que está haciendo para ir a buscar una información que, en teoría, debería estar disponible sin moverse del sitio.
Hagamos el cálculo sencillo: si esto pasa 12 veces al día y cada consulta consume una media de 4 minutos entre el que pregunta, el que va a mirar y la confirmación, son 48 minutos diarios dedicados a resolver algo que debería resolverse en segundos. A un coste laboral medio de 9€ la hora, eso son 7,20€ al día. Unos 1.800€ al año. Solo en tiempo de búsqueda de información que ya debería estar disponible.
No es un pastizal, lo sabemos. Pero tampoco es calderilla. Aunque tampoco estamos contando el coste de las veces que la información que llega tras esa búsqueda resulta estar desactualizada o ser inexacta… Vale que ese coste es bastante más difícil de calcular, pero que existe, existe. Como las meigas: haberlas, haylas.
El chip prodigioso
La solución no es poner más personas en el almacén ni instalar cámaras para ver las estanterías desde el mostrador, que no sería mala idea para proyectos alternativos tipo “La Bruja de Blair” pero que, en realidad, no te van a resolver el problema de fondo.
La solución es que la información del almacén esté disponible en tiempo real, desde cualquier punto del negocio, y que las operaciones que ocurren físicamente en el almacén —entradas de mercancía, preparación de pedidos, recuentos de inventario— queden registradas en el sistema en el mismo momento en que ocurren. No cuando haya un momento, ni a finales de la semana, ni metafísicamente. En el momento preciso.
Cuando el operario de almacén trabaja con una aplicación conectada al sistema de gestión, ese “chip prodigioso” cambia el flujo por completo:
- escanea el código de barras de la mercancía que llega y el sistema actualiza el stock de inmediato
- prepara un pedido de cliente y las unidades se descuentan en tiempo real
- hace un recuento y las diferencias quedan registradas al instante
- desde el mostrador, cualquier consulta de disponibilidad tiene una respuesta fiable porque el sistema refleja lo que hay realmente, no lo que había ayer por la tarde cuando alguien tuvo tiempo de actualizar.
Estoy contigo en que puede sonar a un cambio grande. Pero resulta que no lo es. Si el operario de almacén sabe usar el móvil para lo que lo usa habitualmente, va a aprender a usar esto más rápido que el superhéroe Flash.
La App Almacén de Control Integral funciona exactamente con esta lógica: conectada en tiempo real con el sistema de gestión, compatible con lector de código de barras y con el móvil o la PDA del operario, y diseñada específicamente para el tipo de operativa que tienen las ferreterías, almacenes de material de construcción y los negocios de suministro industrial. No es una aplicación genérica adaptada: es una herramienta desarrollada para este sector, por gente que está especializada en este sector.
Soluciones Globales lleva más de 20 años instalando Control Integral en negocios como el tuyo. Puedes solicitar una demostración que, además de ser gratuita, se hace en tus propias instalaciones. Así podrás ver, con tu almacén y tus referencias reales, cómo cambia la gestión cuando lo que ocurre físicamente en el almacén queda reflejado en el sistema en tiempo real. Y ya tenemos una de esas pelis en las que en un negocio alguien toma una buena decisión y terminan todos felices celebrándolo en el bar de siempre, el de la esquina.
Y es que igual la diferencia no es gran cosa… o sí. La cuestión es: ¿Continuará?
