La información es poder
Imagina por un momento que eres un excelente trabajador y vas a pedir un merecido aumento de sueldo, pero sin saber lo que cobran las personas que hacen tu mismo trabajo en tu sector.
Lo más probable es que salgas de esa reunión sin el aumento, con uno menor del que merecías o con la promesa vaga de que «se revisará en el próximo trimestre». ¿Por qué te ha pasado esto? Porque el que tiene los datos siempre lleva ventaja en una negociación. Y si el único que los tiene es el de enfrente… apaga y vámonos.
Pues la reunión anual con tu proveedor de tornillería, con el distribuidor de herramienta eléctrica o con el fabricante de tubería funciona exactamente igual.
Ellos saben perfectamente cuánto les compras. Saben en qué meses concentras los pedidos, en qué referencias te mueves más y cuándo sueles quedarte sin stock y necesitas un suministro urgente. Tienen tu historial completo. Se lo saben de memoria porque llevan años analizándolo.
¿Te has parado a pensar con qué información entras tú a negociar?
Cómo utilizan ellos tu información en su favor
La conversación en la que esto se nota más es la del rappel:
- «si pedís más volumen os puedo mejorar el precio»
- «es que tenéis que tener en cuenta que habéis hecho devoluciones»
- «el tema es que estáis muy cerca del siguiente tramo»
Ese «muy cerca del siguiente tramo» es la frase favorita de cualquier comercial que sabe que su interlocutor no tiene los números delante. Puede ser verdad. Puede no serlo. Y como no tienes el dato exacto de cuánto le has comprado en los últimos doce meses, o lo que has devuelto porque ha venido defectuoso, pues no puedes ni rebatirlo ni aprovecharlo.
Lo mismo ocurre con los plazos de entrega. Casi todos los negocios del sector tienen la sensación de que algún proveedor «ha ido a peor últimamente». Los pedidos llegan más tarde de lo que dicen, hay incidencias que se repiten o alguna referencia tarda siempre más de lo prometido. Pero cuando llega la reunión de revisión y el comercial pregunta qué tal ha ido el servicio, la respuesta suele ser algo parecido a esto: «hombre, ha habido algún retraso…»
Y esto no se les escapa, ellos lo aprovechan y preguntan: «¿cuándo? ¿en qué referencias?»
Y lo preguntan porque prueban a ver si la respuesta es un: «bueno, no tenemos el dato exacto, pero ha pasado varias veces».
Y ahí muere la reclamación. Porque una queja sin fecha, sin referencia y sin número de pedido no es una queja: es una impresión. Y las impresiones no se convierten en descuentos por incumplimiento de plazo, ni en compromisos formales de mejora del servicio.
Lo que vale saber lo que compras, en euros
Vamos al meollo de la cuestión, que es hablar de dinerito.
Imagina que a un proveedor concreto le compras alrededor de 85.000€ al año, repartidos en pedidos pequeños y frecuentes a lo largo de los doce meses. Su escala de rappel empieza en 90.000€ anuales con un descuento adicional del 3%. Estás a 5.000€ del umbral. Si concentraras algunos pedidos, ajustaras la frecuencia o incorporaras alguna referencia más de ese proveedor que ahora compras en otro sitio, ese 3% estaría en tu bolsillo.
¿Cuánto es el 3% de 90.000€? 2.700€ al año. Sin cambiar de proveedor, sin negociar nada especial, sin grandes movimientos. Solo sabiendo exactamente dónde estás y tomando una decisión informada.
Ahora multiplica ese ejercicio por todos los proveedores con los que trabajas. No todos tienen rappels, pero la mayoría tienen tramos. Y en la mayoría de los casos, el negocio no sabe en qué tramo está con cada proveedor porque nadie lo ha cruzado nunca con los datos de compra reales.
Hay otro dato que vale tanto como el rappel y que se suele ignorar sistemáticamente: el plazo medio de entrega real por proveedor, comparado con el plazo comprometido.
Si un proveedor te dice que sirve en 5 días y la media real de los últimos seis meses ha sido de 8 días, tienes un argumento concreto, documentado y difícil de rebatir para la próxima negociación.
Puedes pedir una penalización por retraso, puedes renegociar el plazo oficial o puedes, simplemente, ajustar tu stock de seguridad en esa referencia para no quedarte sin producto mientras esperas. Pero solo puedes hacer cualquiera de esas cosas si tienes esa información en tus registros.
Sin el dato concreto, sigues diciendo que «ha habido algún retraso» y tu proveedor “habrá ocurrido alguna vez, con carácter puntual y sin importancia”.
¿Tú cómo entras a negociar?
Un negocio que conoce con exactitud cuánto compra a cada proveedor, en qué referencias, con qué frecuencia y con qué puntualidad en las entregas juega en otra liga cuando llega el momento de negociar.
No porque tenga más poder de compra. Sino porque sabe exactamente cuál es su poder de compra. Y eso, en una negociación, es la diferencia entre pedir un favor y plantear un argumento.
Saber que estás a 5.000€ de un rappel te permite decidir si vale la pena consolidar pedidos o incorporar referencias de ese proveedor. Saber que la entrega media real es de 8 días en lugar de 5 te permite reclamar con datos o ajustar tu planificación de compras para no depender de un plazo que no se cumple. Saber qué porcentaje de tu compra total concentras en cada proveedor te permite evaluar si tienes demasiada dependencia de uno solo y si conviene diversificar, o si al contrario tienes el volumen repartido en demasiados sitios y podrías conseguir mejores condiciones concentrando.
Ninguna de estas decisiones te resulta complicada, porque conoces tu negocio. Lo complicado es presionar cuando no dispones de cifras y datos exactos e irrefutables, así que, como decía Don José María García: “¡Ojo al dato!”
Cómo llevarte el gato al agua
Porque te lo puedes llevar fácilmente, lo que pasa es que, probablemente, no estás usando el método más adecuado.
No hace falta un departamento de compras ni un analista de datos para tener la información de cada proveedor a mano. Hace falta un software de gestión que registre automáticamente cada pedido, cada entrada de mercancía, cada fecha de entrega real, cada devolución y cada proveedor involucrado, para que puedas consultarlo cuando lo necesites.
Control Integral registra el historial completo de compras por proveedor. Eso significa que cuando llega la reunión anual con tu proveedor, o cuando recibes su propuesta de tarifas para el año siguiente, vas a entrar con los números que él ya tiene sobre ti, claro que sí, pero ahora tú también tienes números sobre él. En esta nueva partida ellos ya no tienen un as bajo la manga, ni mejores cartas que tú: ahora todas las cartas están boca arriba y sobre la mesa de negociación.
No se trata de lanzar un órdago
Se trata de cerrar una negociación en la que ambas partes obtienen un beneficio equilibrado que, a la larga, es la base sobre la que se construye una buena relación comercial.
Porque cuando la relación comercial con tu proveedor es buena y ambas partes reconocen que ganan dinero con ella, tu proveedor ya no te ve como “el llorón de turno” que siempre pretende “arañar céntimos”.
Pero es que tú ya no vas a ver a tu proveedor como “esos que te cobran una pasta por algo que, te llega cuando te llega, y no te deja casi margen de beneficio”.
Ahora, tu proveedor pasa a convertirse en:
- tu “banco sin intereses” cuando le pagas a 30 o 60 días
- tu “salvavidas” cuando te hacen un pedido inesperado y no tienes stock
- y tu “mejor aliado” cuando un cliente te presiona en precios para un pedido importante.
Y todo gracias a una negociación sana, entre profesionales cualificados, que trabajan en base a una información veraz, que no deja espacio a dudas ni a desigualdades.
Por eso, Soluciones Globales lleva más de 20 años instalando Control Integral en ferreterías, almacenes de material de construcción y negocios de suministro industrial: porque te mereces negociar en igualdad de condiciones. Y lo puedes comprobar en tus propias instalaciones, con una demostración gratuita que te va a revelar cuánto dinero estás perdiendo por no disponer de tus propios datos para utilizarlos en tu favor.
