El cálculo que casi nadie hace… y que lo cambia todo
«A mí me funciona como lo tengo montado»
Esta es la gran excusa que ponemos todos cuando alguien nos cuenta que ha instalado un nuevo software en su negocio y que le va de maravilla.
Nosotros no estamos para esos líos, que ya bastante tenemos con lo que tenemos. Pero resulta que se nos está escapando algo:
Lo importante no es que nos funcione bien así, es que no nos hemos sentado a calcular cuánto nos cuesta que NO funcione mejor.
Vamos a ser realistas. Gestionar tu negocio sin un software específico para tu sector no te sale gratis. Tiene un coste. Un coste perfectamente calculable y, normalmente, bastante más alto de lo que parece a primera vista. Por lo tanto, la pregunta real no es si tu negocio funciona. La pregunta es cuánto dinero estás dejando de ganar cada mes por no tener las herramientas adecuadas.
Y la respuesta, como vamos a ver ahora, tiene unos cuantos ceros.
La primera cuenta que lo mismo no estamos haciendo
Empecemos por lo más visible, que es también lo más fácil de ignorar: el tiempo.
En cualquier negocio que gestiona su operativa diaria sin un programa específico para el sector, hay tareas que se hacen manualmente y que no deberían hacerse así:
- “espera que lo miro en la tarifa”, porque el Sr. Excel no tiene los precios actualizados
- “te hago el presupuesto a mano” porque no hay forma de generarlo directamente, sin andar cruzando datos
- “voy a ver si esto ha llegado ya al almacén”
- y, su primo hermano: “mira la factura del proveedor y el albarán de entrada” porque aún no se han cargado los datos.
Cada una de esas tareas parece poca cosa. Cinco minutos aquí, diez allá, «espera que te lo miro en un pis pas…»
Pero hagamos el cálculo. Si una persona de tu equipo pierde una media de 30 minutos al día en tareas que un sistema integrado resolvería solo, eso son dos horas y media a la semana. Suponiendo un coste laboral medio de 9€ por hora trabajada, esas dos horas y media semanales equivalen a unos 90€ al mes por persona. Con dos personas en esa situación: 180€. Al año: más de 2.000€ en tiempo dedicado a hacer lo que debería hacer el sistema.
Y eso es solo el tiempo. Porque luego está el dinero que se va sin que nadie lo vea volar.
¿Cuántas veces al mes se vende algo a un precio que no es el correcto? La respuesta oficial suele ser «nunca» o «prácticamente nunca». Pero si lo analizamos con honestidad, todos conocemos el escenario:
- el precio del sistema no está actualizado porque el proveedor subió tarifas y aún no se ha tocado nada
- el descuento «de amigo» que le hacemos a un cliente no está registrado en ningún sitio más que en la memoria de quien le atiende habitualmente
- alguien aplica un rappel por volumen que ya no corresponde
- o se factura a precio de tarifa cuando debería ir con las condiciones de la cooperativa.
Seamos moderados: imagina que tan solo un 3% de tus operaciones tienen algún tipo de error de precio o aplicación de descuentos. En un negocio con 800.000€ de facturación, estamos hablando de miles de euros al año. A veces a favor del cliente, que paga de menos y ni se entera. A veces a favor del negocio, que cobra de más y el cliente se entera en el peor momento. De las dos formas duele.
¿Sigue pareciendo pequeño el problema? Pues puede haber otra área de tu negocio desangrándote a borbotones.
El almacén que sangra en silencio
Hay dos formas de tener un problema de stock. La primera ya la conocemos bien: la rotura, que provoca una venta perdida y a veces un cliente perdido. La segunda es menos dramática en apariencia, pero igual de cara: el sobrestock.
Cuando no se tiene un control preciso del inventario, el instinto manda. Y el instinto dice siempre lo mismo: «pide más, no vaya a ser que te quedes sin…». Resultado: dinero inmovilizado en el almacén, productos que se quedan obsoletos y espacio, que vale dinero, ocupado por mercancía que no rota.
Aquí se aplica una regla que, en el sector, pocos tienen presente de forma consciente, aunque todos la padecen, que es la regla del 80-20. En la mayoría de ferreterías y almacenes de materiales:
- el 20% de las referencias genera el 80% de las ventas
- el 80% restante de referencias aporta solo el 20% de la facturación
- pero ocupa el 80% del espacio
- y acapara el 80% del esfuerzo de gestión de compras.
Sin datos actualizados, es imposible saber cuál es cuál. Y sin saberlo, se compra por inercia, se reponen referencias que apenas rotan y se deja sin stock justo lo que más se vende.
Hagamos la cuenta del sobrestock. Si en tu almacén tienes un 15% más de inventario del necesario —una estimación conservadora para un negocio sin control preciso— y el valor medio de tu stock ronda los 100.000€, eso son 15.000€ parados. Financiando, en el mejor de los casos, los intereses de una póliza de crédito al 6% anual: 900€ al año solo en coste financiero del inventario sobrante. En el peor caso, acumulando polvo, caducando o quedándose obsoletos mientras la competencia sirve en tu lugar lo que el cliente realmente necesita.
No es un drama puntual. Es un coste permanente que se renueva solo, cada mes, sin que aparezca en ninguna factura con ese nombre. Sinceramente, yo preferiría poder disponer de ese dinero en vez de perderlo…
Vamos a ponernos a calcular esto
Coge papel y boli (o ábrete una nota en el móvil, que ya vamos siendo más modernos) y anota cinco cifras:
- El tiempo que pierden tus personas cada semana en tareas que debería resolver el sistema. Búsqueda de precios, preparación manual de pedidos, conciliación de cobros, comprobación de vencimientos. Multiplícalo por el coste hora y por 52 semanas.
- Las ventas perdidas el mes pasado porque no tenías en stock lo que el cliente pedía. Estima el ticket medio de esas operaciones y multiplícalo por el número de veces que tuviste que decir «no lo tenemos en este momento». Luego recuerda que un cliente al que le dices eso dos veces seguidas rara vez vuelve una tercera.
- El porcentaje estimado de operaciones con algún error de precio o descuento. Aplícalo a tu facturación anual.
- El valor del inventario inmovilizado en referencias que llevan meses sin rotar. Aplícale el coste de financiación de tu póliza.
- Y esta es la más difícil de cuantificar, pero no por eso la menos real: ¿cuántas decisiones de compra tomaste este año basándote en sensaciones en lugar de en datos? «Me parece que esto se está vendiendo bien», «creo que de aquello no queda mucho», «igual resulta que este proveedor nos sale más caro que el otro». Cada una de esas sensaciones tiene un margen de error. Y ese margen de error, acumulado durante 12 meses, aparece a final de año en la cuenta de resultados sin que nadie sepa muy bien cómo se ha producido.
Suma esas cinco partidas, que estaban ahí, a costa de tus beneficios.
Y lo que es aún peor, esta cifra no es el coste de «no tener software». Es el coste de no tenerlo “este año”. Multiplícalo por todos los años que llevas gestionando de la misma manera.
Ahora mira ese número con calma…
No es un coste, es no perder más dinero
Y no hace falta que lo creamos a priori. Basta con entender qué cambia cuando la información está donde tiene que estar, en el momento en el que se necesita.
El mostrador trabaja más rápido porque precios, descuentos y tarifas por cliente están siempre actualizados y no dependen de la memoria de nadie. Los pedidos a proveedores se generan en base a datos reales de rotación, con los mínimos y máximos configurados, sin que nadie tenga que recordar qué toca pedir. El 20% de referencias que generan el 80% de tus ventas están gestionadas por el sistema y se reducen las roturas de stock. Y los informes de rentabilidad por familia, por cliente o por proveedor, que antes eran una utopía y que «algún día habría que mirar», se convierten en algo que se consulta cada semana porque su utilidad es inmediata y evidente.
En ese momento, como propietario del negocio, puedes hacer algo que antes te resultaba difícil: gestionar en lugar de apagar fuegos.
Soluciones Globales lleva más de 20 años instalando Control Integral en ferreterías, almacenes de materiales de construcción y negocios de suministro industrial. Sus más de 700 clientes activos en el sector han cambiado el «a mí me funciona como lo tengo montado» por datos reales, que están ahí en el momento en que los necesitan, para tomar decisiones que protegen sus beneficios.
Y la mejor forma de entender lo que te está costando no tener esa herramienta es verlo reflejado en tu propio negocio: con tus referencias, tus clientes y tu operativa real. Por eso, Soluciones Globales te hace la demostración de Control Integral gratuitamente, en tus instalaciones, sin presentaciones genéricas ni ejemplos de catálogo.
La diferencia entre tener un software especializado y no tenerlo te la he contado yo. Pero la diferencia del precio que estás pagando por no tenerlo, la acabas de calcular tú…
Ahora que ya sabes lo que te cuesta seguir como estás…
