El hombre del maletín
Seguro que todos (por lo menos los que vamos siendo más mayores) tenemos esa imagen grabada a fuego en la cabeza: el «viajante» y su maletín de cuero.
Y es que hubo un tiempo en que los vendedores de la zona lo llevaban todo en un maletín de cuero marrón. No cualquier maletín: uno de esos que tenían dos compartimentos en el interior (uno para catálogos y otro para tarifas antiguas), un bolsillo lateral (para la calculadora) y un bolsillo exterior en el que vivían las tarifas actualizadas y que quedaba cubierto por la «tapa» del maletín que se cerraba con dos hebillas.
Seguro que os acordáis de ese muestrario de referencias con los precios anotados a bolígrafo en el margen (y tachados, y vueltos a anotar encima), la libreta de pedidos con su copia en papel carbón, una goma de borrar que ya no borraba bien, y una lista de clientes con anotaciones que solo él entendía — «Manolo, no llames antes de las diez» y «Fermín, espera a que salga la mujer antes de hablar del descuento».
El viajante salía por la puerta a las ocho de la mañana con ese maletín y no volvía hasta las seis con pedidos, promesas pendientes de confirmar, la copia en papel carbón de lo firmado por la mañana y la urgencia de llamar a la oficina desde el teléfono del bar de la esquina para avisar de que el cliente del polígono quería cuarenta cajas, pero solo si llegaban antes del jueves, y que conste que le había prometido el precio de la tarifa de enero.
Cuarenta años después, el “viajante” es ahora el vendedor que sigue saliendo a la calle. Sigue teniendo rutas, clientes, tarifas personalizadas y el cierre de la venta como objetivo. Lo que ha cambiado —o lo que debería haber cambiado— es el peso del maletín. Y lo que hay dentro.
Cuando el maletín sigue siendo de cuero marrón
Sin embargo, hay empresas en las que el proceso de venta exterior funciona más o menos como entonces: el vendedor sale con lo que recuerda, con lo que le cabe en el móvil o tablet en forma de PDF desactualizado enviado por WhatsApp hace tres meses, o directamente con nada. Cuando tiene una duda, llama. Cuando no sabe si hay stock, llama. Cuando el cliente le pregunta por el descuento especial que tiene desde hace tres años y que no aparece en ningún papel, llama.
- ¿Tenéis stock del tornillo hexagonal M8 en caja de 200?
- Espera, que pregunto. [tres minutos de silencio y ruido de teclado al fondo]
- Sí, pero el precio ha subido esta semana. Te mando la tarifa nueva por WhatsApp.
- ¿Y el descuento de Fermín sigue siendo el mismo?
- Eso ya no lo sé yo, llama tú al jefe.
El cliente ya está mirando el reloj. El pedido quizás se cierra, quizás no. Y cuando el vendedor llega a la oficina con sus notas de la mañana —escritas en la agenda, en el bloc del coche o en el margen de una factura vieja que encontró en la guantera—, empieza el segundo acto: transcribir los pedidos, comprobar que los descuentos que prometió coinciden con los que el sistema tiene registrados, y descubrir que a uno de los clientes le ofreció una condición que se retiró hace dos meses.
Entonces viene la llamada incómoda:
- Fermín, mira, ha habido un problema con el precio que te di esta mañana…
- ¿Cómo que un problema? Si yo ya he contado con ese material para la semana que viene.
- Es que la tarifa que tenía no estaba actualizada. Te puedo ofrecer…
- Mira, ya llamaré yo otro día.
Y por el lado del jefe, la conversación de las seis de la tarde:
- ¿Qué tal el día?
- Bien, bien. He cerrado tres cosas.
- ¿Cuánto?
- Pues… no sé exactamente, cuando llegue lo miro.
La cuenta que no suele hacerse
Ya lo sabéis, nos encanta hacer números y sobre todo y muy especialmente, esos números que casi nadie hace:
Si cada uno de tus vendedores realiza de media cinco llamadas diarias a la tienda para consultar precios, comprobar stock o aclarar condiciones de cliente, y cada llamada lleva cinco minutos entre explicar, esperar y resolver —siendo optimistas—, estamos hablando de 25 minutos diarios por persona. Más de dos horas semanales. Más de ocho horas al mes.
Con tres comerciales en ruta, eso son veinticuatro horas mensuales de productividad comercial invertidas en gestionar incertidumbre por no llevar la información encima. Lo que viene siendo un piquito de los que tapan agujeros, y encima sin la garantía de que la respuesta que llega desde la oficina sea la correcta en ese preciso momento, porque quien coge el teléfono tampoco siempre está frente al sistema.
Pongámosle precio. A un coste de 18 euros la hora —sin cargas sociales, solo el tiempo pagado de los tres vendedores—, esas veinticuatro horas mensuales suman 432 euros al mes. En un año: 5.184 euros. Invertidos exclusivamente en llamar a la oficina para preguntar una información que el vendedor debería llevar encima.
A eso habría que sumar los pedidos mal anotados, los descuentos prometidos que no quedan registrados, los clientes que llaman a la semana siguiente con una discrepancia entre lo que les dijeron y lo que les facturaron, y el tiempo que alguien en la tienda dedica a resolver esa incidencia en lugar de hacer otra cosa…
Añade algunas incidencias semanales, de las que se resuelven en unos veinte minutos por alguien en tienda, y entre pitos y flautas ya tienes otras cinco horitas mensuales, que es otro pico al año. Y tu contador total ronda ya los 6.000 euros anuales entre llamadas e incidencias.
Ahora imagina que también hay clientes que, como Fermín, ya no llaman. Suma y sigue.
Lo que el cliente piensa cuando el vendedor no sabe la respuesta
Cuando un vendedor le dice a un cliente «espera, que llamo a la oficina a preguntar», el cliente empieza a cuestionarse si realmente está hablando con alguien que conoce el producto. No es que desconfíe del vendedor como persona; es que interpreta esa llamada como una señal de que la empresa no tiene los procesos bien organizados.
El cliente de una ferretería, almacén de material de construcción o negocio de suministro industrial está acostumbrado a tratar con profesionales que saben lo que tienen y lo que cuestan sus cosas. Cuando el vendedor llega con toda la información actualizada en la mano —el histórico de lo que ha comprado antes, el descuento que le corresponde, las imágenes del producto nuevo que acaba de entrar en catálogo, la disponibilidad real en almacén—, la visita tiene un peso diferente. No es el viajante con el maletín de cuero y la tarifa de enero. Es alguien que ha llegado preparado.
Eso no se consigue entrenando más al vendedor. Se consigue dándole la herramienta adecuada.
El maletín digital: no pesa, pero tiene toda la información de peso
El módulo App MyOrder de Control Integral es, en esencia, la versión actualizada de aquel maletín. Pero este es un «maletín» que no se queda desactualizado, no ocupa sitio en el asiento del copiloto y no tiene un bolsillo interior donde las tarifas de enero sobreviven hasta junio.
Antes de salir, el vendedor tiene los datos de cada cliente actualizados. Durante la visita, lleva en el móvil el catálogo completo con imágenes de producto, el historial de compras de ese cliente, sus tarifas personalizadas y los descuentos pactados. No hay que llamar a nadie. No hay que esperar a que alguien mire en el sistema. La información está ahí, en tiempo real, sin intermediarios.
Cuando cierra el pedido, queda registrado directamente en Control Integral en ese mismo momento, sin pasar por ninguna libreta de transcripción, sin papel carbón y sin la fase de «cuando llegue a la oficina lo meto». El circuito se cierra en el momento de la venta, no dos horas después.
Y si en ese momento el vendedor está en una nave industrial sin cobertura, en un polígono donde la señal llega como puede, o en el sótano de una obra: la app guarda el pedido y lo sincroniza en cuanto hay conexión. El trabajo no se detiene porque la antena no llegue.
El jefe de ventas también duerme mejor
Desde la oficina, el panorama cambia completamente. En lugar de esperar a que los vendedores vuelvan por la tarde con sus notas y sus cuentas aproximadas, puedes ver en tiempo real qué pedidos ha capturado durante el día y cómo evoluciona la actividad comercial. El seguimiento de los resultados deja de ser una conversación de las seis de la tarde y pasa a ser información disponible en cualquier momento.
Eso significa que si un vendedor está teniendo un día difícil en su zona puedes saberlo a las doce, no a las siete, o que, si el volumen de pedidos de la mañana va bien encaminado para el objetivo de la semana, puedes verlo sin preguntar.
Lo que antes viajaba en papel carbón en el bolsillo interior del maletín, ahora viaja en la nube. Y llega de inmediato.
¿Pero esto es realmente útil para mí?
Esto es útil para cualquier ferretería, almacén de material de construcción o negocio de suministro industrial con al menos un vendedor que salga a visitar clientes de forma regular. Si ese vendedor llama a la tienda más de dos veces al día para consultar información que debería llevar encima, la app se amortiza sola.
También tiene sentido si estás perdiendo pedidos por errores en la transcripción, si tus clientes se quejan de que el precio de la factura no coincide con lo que les dijo el comercial en la visita, o si no tienes visibilidad real sobre la actividad de tu equipo.
Y tiene especialmente sentido si tienes clientes en zonas con mala cobertura —polígonos industriales, naves en las afueras, obras en curso— donde la conectividad es caprichosa y el trabajo no puede depender de que haya señal en ese momento.
El maletín de cuero marrón fue una buena herramienta en su época. Era lo mejor que había. Hoy en día, puedes disponer en tu bolsillo de una herramienta mucho más eficaz, que no se queda desactualizada, no necesita material impreso, no te obliga a llamar a la oficina desde el bar y no pesa un quintal: la App MyOrder de Control Integral.
Soluciones Globales lleva más de 20 años instalando Control Integral en negocios como el tuyo porque sabe cómo funcionan y qué es lo que necesitas. Solicítales información sobre el Módulo App MyOrder y, si no dispones de Control Integral, pide una demostración en tus instalaciones.
Y es que el maletín que te regaló tu suegra es precioso, pero…
