¿Has hecho los deberes de verano?
Estamos listos para la vuelta al “cole”
En todo instituto que se precie, siempre hay dos tipos de estudiantes, fácilmente reconocibles ya desde el primer día:
- uno que llega con la mochila preparada, los libros forrados, el estuche completo y el horario pegado en la agenda.
- y otro que llega con un estuche medio roto, la regla “mordida”, un bolígrafo – que igual funciona… o no – y con la esperanza de que alguien le deje copiar el horario.
En las ferreterías, almacenes de material de construcción y negocios de suministro industrial, septiembre también representa exactamente ese momento. Solo que el cuarto trimestre no es precisamente una toma de contacto con el curso, es el trimestre más exigente.
Las obras que tienen que cerrarse antes de fin de año. Los proyectos de mantenimiento que se activan en otoño. El Black Friday que llega antes de lo que parece. La campaña de Navidad que empieza a prepararse en octubre, aunque se celebre en diciembre. Y la presión habitual de fin de año, con clientes que aprietan, plazos que vencen y un ritmo que no da tregua.
El cuarto trimestre no avisa, se te viene encima y ya… La diferencia entre aprovecharlo bien o solamente tratar de sobrevivir como buenamente se pueda se decide, casi siempre, en septiembre.
Los deberes que nadie manda pero que conviene hacer
Llega septiembre. Todavía andamos medio saliendo del veranito, comentando las vacaciones, cogiendo ritmo poco a poco y, claro, ponerse a planificar el trimestre pues como que no es la actividad prioritaria. Pasa lo mismo que con los primeros temas que te daban en clase en el instituto: ya los vas mirando «cuando haya un ratito» porque los exámenes pillan lejos.
Y cuando ya estás a mitad del trimestre resulta que no has encontrado “el ratito”, se te vienen encima los típicos controles y vas vendido.
En el caso de tu negocio, vamos a ver hasta qué punto vas vendido con un sencillo cálculo que conviene tener presente:
Supongamos que tu facturación de octubre a diciembre representa entre el 30% y el 35% de tu facturación anual y llegas a ese trimestre con precios desactualizados, stocks mal calculados o campañas sin planificar, vas a sacar un 10, sí, pero un 10% de ventas perdidas. No estar preparado para este “control” supone entre el 3% y el 3,5% de tu facturación total.
Vamos, que en un negocio de 600.000€ anuales vienen a suponer la friolera de entre 18.000€ y 21.000€ que se esfuman en el mejor trimestre del año.
Y no es por falta de demanda. Nos guste o no nos guste, sabemos que es por no prepararnos los primeros temas en su momento, aun sabiendo como sabemos que siempre nos va a caer algún que otro “control”.
Así que vamos con la lista de tareas para aprobar con nota este trimestre. Si las tienes todas marcadas antes del 1 de octubre, seguro que terminas siendo el primero de la clase.
1.- Echarle un vistazo a las notas del año pasado
Antes de planificar lo que viene, hay que saber qué pasó la vez anterior.
¿Cuáles fueron las referencias que más rotaron en el cuarto trimestre del año pasado? ¿En qué semanas se concentró la demanda? ¿Qué productos se agotaron antes de lo previsto? ¿Cuáles se pidieron de más y llegaron a enero con stock sobrante?
Esa información existe. Está registrada en tu historial de compras y ventas. El problema es que, si no se consulta de forma sistemática, empiezas el trimestre sin haber repasado los conocimientos de los temas en los que más flojeabas y te toca tirar de memoria en lugar de tener los datos frescos en la cabeza.
Un negocio que entra en octubre sabiendo que, por ejemplo, el año pasado la familia de aislantes y espumas selladoras triplicó su velocidad de rotación en noviembre, o que los pedidos de tornillería de obra se concentraron en las dos últimas semanas de octubre, puede anticipar las compras, hablar con los proveedores con tiempo y no quedarse sin stock justo cuando más se vende.
El que no lo sabe, improvisa. Como cuando te preguntaban algo en clase, no te sabías la respuesta y te inventabas algo que cosechaba muchas carcajadas. Solo que ahora, la improvisación se mide en euros y te sale mucho más cara.
2.- Si quieres aprobar geografía, te tienes que saber los ríos
Pues lo mismo pasa con:
- – las tarifas de proveedores que llegaron en agosto y todavía están pendientes de actualizar en el sistema
- – los márgenes que se calcularon sobre costes de hace varios meses y que ya no reflejan la realidad
- – los descuentos de clientes que se acordaron de palabra y que no están configurados en ningún sitio más que en la memoria de quien los negoció.
Septiembre es el último momento tranquilo para revisar todo esto antes de que el ritmo se acelere sin que tengamos todavía claro si el Pisuerga pasa por Valladolid.
Porque en noviembre, con cuarenta pedidos al día, el mostrador hasta arriba y el teléfono sin parar de sonar, nadie va a tener tiempo de revisar si el precio de tarifa de una referencia sigue siendo correcto. Se vende a “lo que pone en la pantalla”. Y si lo que pone en la pantalla no está bien… pues ancha es Castilla… más o menos como el agujero de tu bolsillo.
3.- Asegúrate de que tienes todos los apuntes al día
El cuarto trimestre también es el momento en que muchas empresas revisan sus papeles antes de cerrar el ejercicio:
- clientes con pedidos pendientes de recoger
- proveedores que liquidan saldos
- negocios que se dan cuenta en octubre de que llevan meses con facturas sin cobrar
Vamos, que septiembre es el mejor momento de repasar los apuntes y comprobar el listado de facturas de compras y ventas que puedan estar vencidas o próximas a vencer y ponerse en marcha antes de que el año cierre con esos importes en el aire.
Si vas a examen en diciembre sin saber si tienes todos los apuntes que deberías tener, la cosa se va a poner fea. Con tus clientes pasa lo mismo: si detectas que te falta un cobro, una llamada en septiembre resuelve la gran mayoría de los impagos sin tensión. En diciembre, la conversación ya no es tan tranquila y, efectivamente, la cosa se va a poner fea.
4.- Atentos a las actividades extraescolares
Vale que en verano siempre quemábamos energía en la piscina, en el partidillo con los amiguetes, las excursiones al campo y demás actividades más o menos “deportivas” que no exigían ningún tipo de resultado concreto.
Pero claro, ahora es diferente: en el equipo de fútbol te van a pedir que rindas, o no juegas. En las clases de judo te las vas a llevar todas como no espabiles. Y en las clases de teatro te tienes que saber el papel mejor que cuando le mentías a tu tía la del pueblo si llegabas tarde.
No te voy a contar que los stocks mínimos que funcionan en verano no son los mismos que funcionan en noviembre porque ya te lo sabes. Lo que sí te voy a contar es que calcularlos ahora requiere mucha más atención. Si tu sistema solo te aporta los datos veraniegos, te vas a enterar de que necesitas reponer cuando ya llevas dos semanas sin stock… vamos, que te las vas a llevar todas.
Conviene revisar y ajustar los mínimos de las referencias críticas. No es una actividad extra de muchos días: con los datos del año anterior y un par de horas, se pueden dejar configurados los umbrales que te van a evitar roturas en el momento de mayor demanda. Claro, eso si tienes los datos del año anterior, si no los tienes, vas a tener que hacer una interpretación digna de un Goya porque tus clientes no te quieren tanto como tu tía.
5.- El proyecto trimestral de ciencias
Te dicen qué es lo que tienes que hacer y que lo tienes que entregar en diciembre… ¿en qué momento te pones a hacerlo? Me lo sé, ni me contestes…
Pues el Black Friday es en noviembre. Pero tienes que empezar en septiembre, si quieres hacerlo bien.
Las comunicaciones a clientes, las ofertas por volumen, las condiciones especiales para proyectos de fin de año o las campañas de producto de temporada necesitan tiempo de preparación. Si se empiezan a pensar en la segunda semana de noviembre, se improvisan. Y las campañas improvisadas generan peores resultados, mucho trabajo, muchas prisas y más errores.
Septiembre es el momento de decidir qué se va a comunicar, a quién, cuándo y con qué oferta. No hace falta tenerlo todo detallado al milímetro, pero sí tener el esquema claro antes de que desaparezcan las bolas de poliespán tamaño Saturno o tu madre no encuentre col morada para el indicador de PH.
El empollón de la clase no es el más listo, es el más organizado
Puede que sí lo fuera, o no, pero que era el más organizado suena bastante convincente.
En un negocio de tu sector, la diferencia entre un cuarto trimestre que se aprueba “con nota” y uno que se aprueba “raspado” no la marcan las horas de esfuerzo durante esos tres meses. La marcan los que espabilan y dedican septiembre a organizar octubre, noviembre y diciembre.
Un software de gestión específicamente desarrollado para ferreterías, almacenes de material de construcción y negocios de suministro industrial pone delante de ti, en el momento en que lo necesitas, el historial de ventas del cuarto trimestre anterior por referencia, las facturas pendientes de cobro con su antigüedad, el estado de los stocks actuales frente a los mínimos configurados, las tarifas vigentes de cada proveedor…
No es magia. Es tener el temario estudiado antes de que llegue el examen.
Control Integral lleva más de 20 años ayudando a empresas de tu sector a empezar las clases con la mochila preparada. Soluciones Globales te hace la demostración gratuitamente en tus instalaciones, con tus datos y tu operativa real, para que puedas ver exactamente qué información puedes tener disponible y cómo usarla antes de que se te acumulen los deberes.
Coge papel, boli y vamos a por la pregunta de “subir nota”
